System zarządzania dostępem do dokumentów

W obecnych czasach, gdy wiele ważnych dokumentów swobodnie przepływa między firmami, pracownikami, partnerami i klientami trudno jest zapewnić, by poufne informacje nie trafiły do niewłaściwych rąk. Z raportu przygotowanego przez amerykańską firmę analityczną Ponemon Institute wynika, że aż w 85% amerykańskich firm odnotowano przypadek naruszenia bezpieczeństwa danych. Jak pokazują statystyki w ok. 80% głównym scenariuszem utraty danych jest wykradzenie ich przez byłych pracowników, partnerów lub pracowników tymczasowych.

Raz skopiowany dokument na prywatny komputer użytkownika już na zawsze pozostaje jego własnością i nie mamy wpływu na ilość jego kopii, a w konsekwencji liczbę osób mających dostęp do naszych, nierzadko poufnych danych. W większości firm raz wysłany dokument poza sieć wewnętrzną już na zawsze pozostaje w rękach odbiorcy, czyli potencjalnie ? konkurencji.

Obecnie mamy więc do czynienia z sytuacją, iż wszelkie dokumenty, które wydostały się poza naszą firmę nie są w żaden sposób zabezpieczone i nie mamy żadnej kontroli nad tym kto je czyta oraz gdzie one trafiają.

ROZWIĄZANIE

W związku z powyższym proponujemy Państwu doskonały system zabezpieczeń dokumentów i kontroli dostępu do nich nawet gdy opuściły już one naszą firmę i są np.: w rękach byłego pracownika firmy, w rękach byłego partnera, a nawet konkurenta.

DAC zmienia obecny stan rzeczy i oferuje skuteczne zabezpieczenie dokumentów poprzez wprowadzenie nowej technologii zabezpieczania danych. DAC pozwala na kontrolowanie dokumentu bez względu na to kto go posiada, czy osoba z zewnątrz czy pracownik firmy. Można więc mieć dowolny dokument dosłownie i w przenośni ?na smyczy?, ponieważ w dowolnym momencie można odciąć dostęp do danego dokumentu wybranej osobie, nawet gdy osoba ta ma dany dokument u siebie na laptopie i znajduje się poza naszą firmą. Od określonego przez nas momentu dokumentu tego nie będzie można otworzyć. W ten sposób można kontrolować wszystkie lub większość dokumentów w Państwa organizacji, jak i poza nią.

Z DAC?em dokumenty mogą być swobodnie kopiowane, przesyłane i możemy mieć absolutną pewność, że tylko powołane osoby, mogą je otworzyć. Dokument zabezpieczony DAC?em jest podwójnie szyfrowany długimi kluczami, co stanowi skuteczne zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem. Ponadto, DAC umożliwia śledzenie kto, gdzie i kiedy otwierał dany dokument, pokazując historię danego dokumentu, po którą w dowolnym czasie możemy sięgnąć.

Kolejną zaletą DAC?a jest możliwość stosowania ograniczeń w zakresie drukowania pliku, kopiowania treści i robienia tzw. zrzutów ekranu, tzn. możemy określić czy odbiorca dokumentu będzie miał do niego dostęp bez ograniczeń, czy np. nie będzie miał możliwości drukowania dokumentu lub też nawet zrobienia ?zrzutu ekranu? ? klawisz PrintScreen. Jednocześnie możemy ustawić odbiorcy czas w jakim będzie mógł z dokumentu korzystać np. do końca tygodnia do piątku do godziny 20:00.

DAC pozwala wymieniać między pracownikami/partnerami ważne dla firmy dokumenty. Jednocześnie DAC zabezpiecza dokumenty dzięki czemu tylko zaufane osoby mogą je otworzyć. Gdy współpraca zostanie zakończona, usuwamy użytkownika z bazy centralnej uniemożliwiając mu otwarcie zabezpieczonych dokumentów oraz wszelkich kopii zabezpieczonych dokumentów jakie użytkownik zrobił. Odcinamy dostęp do ważnych dokumentów na zawsze.

Podsumowując więc należy stwierdzić, iż w przeciwieństwie do wszelkich innych produktów zabezpieczających dane, DAC nie przestaje zabezpieczać naszego dokumentu nawet wtedy gdy opuszcza on naszą firmę. DAC dalej zabezpiecza nasze dane i śledzi wszelkie kopie naszych dokumentów wszędzie tam, gdzie zostały umieszczone i użyte.

Oprócz kontroli, kto ma dostęp do dokumentów, DAC daje nam możliwość zabezpieczania dokumentów przed edytowaniem, drukowaniem, kopiowaniem treści, oraz kopiowaniem zawartości ekranu. DAC zapewnia, że tylko powołane osoby będą mieć dostęp do dokumentów na tyle na ile pozwalają im uprawnienia, a żaden wyciek informacji nie będzie miał miejsca. DAC daje Państwu pewność, że nawet dokumenty skopiowane na płytę cd, pendrive, zewnętrzne serwery, dokumenty trafiające do partnerów i klientów, są zawsze zabezpieczone.

DAC zabezpiecza pliki następujących formatów:

? Ms Word: doc, docx, rtf
? Ms Exel: xls, xlsx
? Ms PowerPoint: ppt, pptx
? Obrazy ? jpg, gif, png, bmp

GŁÓWNE KORZYŚCI:

Idea:

• Dokument na smyczy ? zabezpieczanie ważnych dokumentów przed przypadkowym lub zamierzonym dostępem niepowołanych osób.
• Prosty w użyciu do zabezpieczania danych przez wewnętrznych i zewnętrznych użytkowników, którzy mogą stworzyć zabezpieczony dokument w parę sekund.

Cechy ogólne DAC:

• Usuwanie praw dostępu do ważnych dokumentów w dowolnym czasie, np. po zakończeniu projektu lub odejściu pracownika/partnera.
• DAC pozwala kontrolować aby do ważnych dokumentów miały dostęp tylko wyznaczone osoby.
• Używanie DAC?a pozwala na wykorzystanie tych samych aplikacji co do tej pory, brak potrzeby ich zmian i nauki nowych.
• Możliwość definiowania ról i uprawnień dostępu użytkowników.
• Możliwość edycji dokumentów będąc offline.
• Możliwość łatwego i intuicyjnego sposobu kontrolowania dostępu i nadawania uprawnień do swoich dokumentów bez potrzeby angażowania w to swoich pracowników IT.
• Zabezpieczenie przed możliwością drukowania oraz robienia zrzutów ekranu.

Dla Firm:

• Możliwość realnego zabezpieczenia ofert przetargowych i dokumentów związanych zarówno przed konkurencją jak i współpracownikami w fazie np. przedprzetargowej (Handlowcy, Zarząd)
• Ograniczenie dostępu do plików z listami płac (Kadry Zarząd)
• Umożliwienie oglądania określonych dokumentów tylko przez Kierownictwo, np. Wyniki audytu (Audyt, Kontroling, Zarząd)
• DAC pozwala stworzyć politykę bezpieczeństwa ograniczającą wyjście poufnych informacji poza firmę (Kierownictwo)
• Reglamentowanie dostępu do dokumentów powoduje, iż określone dokumenty może zmieniać tylko osoba kompetentna i uprawniona, np. Główna Księgowa
• DAC stwarza możliwość przekazania pracownikowi dokumentu do obróbki, przy czym pracownik nie będzie w stanie w żaden sposób skopiować treści tego dokumentu lub go wydrukować.
• DAC również pozwala kontrolować dostęp do dokumentów wysyłanych poza sieć wewnętrzną firmy.